معرفی 10 تا از بهترین تکنیک های مدیریت زمان

یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های بسیاری از افراد این است که برای انجام همه‌ی امور خود زمان کافی ندارند؛ یا بهتر است بگوییم هر چقدر هم که کار می‌کنند، بازهم برای انجام تعدادی از کارها زمانی برایشان باقی نمی‌ماند. این مشکل هنگامی جدی‌تر می‌شود که مجبور شویم تعدادی از کارهای مهم خود را به روزهای دیگر موکول کنیم.

ممکن است شخصی که با مشکل کمبود زمان مواجه است، بیشتر از چیزی که باید مجبور است کار کند و کارهای روزانه‌ای که به عهده اوست به اندازه‌ای زیاد است که واقعا در طول یک روز قابل انجام نیست. اما یکی دیگر از دلایلی که ممکن است یک نفر را با چنین مشکلاتی مواجه کند، ضعف او در مدیریت زمان و یاد نداشتن “تکنیک های مدیریت زمان” می‌باشد.

اگر شخصی نتواند به درستی زمان خود را مدیریت کند و دائما انجام کارهای خود را به زمان دیگری بیاندازد، قطعا در آینده با مشکلات جدی‌تری رو به رو خواهد شد. مشکل مدیریت زمان هم برای یک فرد و هم در ابعاد گسترده تر، یعنی یک شرکت یا سازمان، مشکلات بسیار زیادی را ایجاد می‌کند و در نهایت فرد یا گروه را از رسیدن به موفقیت باز می‌دارد.

اگر نمی‌توانید به درستی زمان خود را مدیریت کنید و یا کارهای شما آنقدر زیاد است که نمی‌توانید به همه‌ی کارهای خود برسید، یادگیری تکنیک های مدیریت زمان به شما کمک بسیار زیادی خواهد کرد. اگر به دنبال رسیدن به موفقیت و توسعه ی فردی هستید، یادگیری تکنیک های مدیریت زمان برای شما ضروری می‌باشد. با سلوک آکادمی همراه باشید تا در ابتدا به چند سوال که ممکن است درباره‌ی مدیریت زمان برای شما پیش بیاید پاسخ دهیم و در ادامه تکنیک های مدیریت زمان را باهم بررسی کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان (Time Management) به این معناست که شما بدانید چگونه باید زمان خود را به نحو احسن صرف کنید تا به تمام کارهای روزمره‌ی خود برسید. خوشبختانه برای مدیریت زمان نیاز به انجام کارهای پیچیده یا عجیب نیست و تنها با یادگیری چند تکنیک ساده ولی کاربردی، می‌توانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید.

چرا اهمیت مدیریت زمان زیاد است؟

شما هر چقدر هم که تلاش کنید، نمی‌توانید 24 ساعت شانه روز را بیشتر کنید. در این زمان باید استراحت کرد، خوابید، تفریح کرد، غذا خورد و همچنین کار کرد. اما آیا اگر زمان خود را مدیریت نکنیم انجام تمامی این کارها به طور کامل ممکن است؟ بله گاهی ممکن است؛ اما به احتمال زیاد کیفیت کار شما پایین می‌آید و هنگام استراحت به فکر کار هستید و هنگام کار خسته و خواب آلود. در چنین شرایطی اهمیت مدیریت زمان به خوبی مشخص می‌شود و افرادی که می‌توانند زمان خود را مدیریت کنند، معمولا خوشحال‌تر و موفق‌تر خواهند بود.

بررسی بهترین تکنیک های مدیریت زمان

برای انجام تمامی امور روزانه و رسیدن به موفقیت، شما باید بتوانید زمان خود را مدیریت کنید و برای انجام کارهای خود برنامه ریزی داشته باشید. در ادامه چندتا از بهترین راه‌ها و تکنیک های مدیریت زمان را به شما معرفی خواهیم کرد.

1.  فهرست روزانه تهیه کنید

در ابتدای بررسی تکنیک های مدیریت زمان به سراغ تهیه فهرست روزانه که بسیار مهم است می‌رویم. فرض کنید شما باید پس از پایان ساعت کاری و هنگام بازگشت به خانه، برای منزل خود خرید کنید و عصر هم به یک جلسه‌ی کاری بروید. هنگامی که شما در حال انجام کار خود هستید، از ترس فراموش کردن کارهایی که لازم است در ادامه‌ی روز انجام دهید، مدام به فکر این کارها خواهید بود و ممکن است فکر کردن زیاد به آن‌ها حتی کار شما را مختل کند.

اما اگر هرروز صبح تمامی کارهایی که لازم است در طول روز انجام دهید را روی یک کاغذ بنویسید، این مسائل از ذهن شما خارج می‌شوند و می‌دانید که جای نگرانی بابت فراموشی مسائل نیست، چرا که آن‌ها را یاد داشت کرده‌اید. وقتی این کار را هرروز انجام دهید کم کم در حین انجام هر کاری، به دیگر کارها به هیچ عنوان فکر نخواهید کرد.

2. “نه” گفتن، یکی از بهترین تکنیک های مدیریت زمان

شما در طول روز کارهای بسیار زیادی دارید که باید انجام دهید و همچنین زمانی را در کنار عزیزان خود صرف کنید. اما فکر کنید هنگام انجام این کارها ناگهان یک نفر با شما تماس می‌گیرد و درخواست انجام کاری را دارد؛ اکثر افراد به دلیل رودربایستی یا دلسوزی، انجام کارهای دیگر افراد را قبول می‌کنند و ممکن است بیشتر زمان خود را صرف انجام کاری که به آن‌ها مربوط نیست کنند. در چنین شرایطی شما باید “هنر نه گفتن” را بیاموزید و از شخصی که از شما درخواست بیجا دارد عذرخواهی کنید و خواسته‌ی او را رد کنید.

تا زمانی که شما تکنیک نه گفتن را تمرین نکنید، دیگران مدام از شما کار می‌خواهند و در نهایت فکر می‌کنند لطفی که به آن‌ها دارید وظیفه‌ی شماست؛ به این صورت اگر روزی قصد کنید که کار او را به تعویق بیاندازید یا انجام ندهید، کدورت پیش می‌آید؛ پس بهتر است از این به بعد از همان ابتدا به صورت کاملا محترمانه درخواست‌های “اضافی” دیگران رد کنید.

3. استراحت را فراموش نکنید

انجام تمامی امور پشت سر هم و بدون استراحت در کوتاه مدت کیفیت کار شما را پایین می‌آورد و در طولانی مدت آسیب‌های جسمی و روحی بسیار زیادی به شما وارد می‌کند. به همین دلیل استراحت کردن، هر چند هم که کوتاه باشد به شما کمک بسیار زیادی خواد کرد. استراحت کوتاه مدت در حین انجام کار، کیفیت و سرعت کار شما را بسیار بالاتر می‌برد؛ امتحان کنید، پشیمان نمی‎شوید!

4. چند کار را همزمان انجام ندهید

یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که می‌توانید برای خود ایجاد کنید، انجام چند کار با هم است. بسیاری از افراد فکر می‌کنند با انجام همزمان چند کار توانسته‌اند زمان خود را مدیریت کنند؛ اما فشار و استرسی که انجام چند کار همزمان به شما و مخصوصا به مغز شما وارد می‌کند، آنقدر زیاد است که واقعا ارزش ندارد. در نتیجه کیفیت تمام کارهای شما به یک اندازه و در سطح پایین خواهد بود.

انجام چند کار همزمان به دلیل فشارهایی که به شما وارد می‌کند، باعث می‌شود شما به زمان بیشتری برای استراحت کردن نیاز داشته باشید. اما اگر تنها روی انجام یک کار تمرکز کنید، هم کیفیت کار بسیار بالاتر خواهد بود و هم به دلیل فشار کمتری که روی شما وارد می‌شود، زمان کمتری را برای استراحت نیاز دارید. به کمک روش های افزایش تمرکز، تنها روی یک کار در لحظه تمرکز کنید تا به نتایج بهتری برسید.

5. عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید

فرض کنید شما در حال انجام کار خود هستید اما عواملی مثل تلوزیون روشن یا گوشی موبایل در کنارتان باشد. در چنین شرایطی مدام به تلوزیون نگاه می‌کنید و با خودتان می‌گویید بهتر است چند دقیقه به گوشی سر بزنید. با وجود این عوامل، احتمالا کاری که قرار بوده است در یک ساعت انجام دهید را در دوساعت و با کیفیت بسیار پایین انجام می‌دهید.

یکی از تکنیک های مدیریت زمان، خاموش کردن تلوزیون و قطع کردن اینترنت موبایل می‌باشد. همچنین سعی کنید در حین انجام کار با دیگر افراد هم حرف نزنید و تا جایی که می‌توانید فضا را برای خود ساکت کنید.

6. گاهی باید بیخیال کمال گرایی شد!

افرادی که به کمال گرایی بیش از حد دچار هستند، نمی‌توانند به خوبی زمان خود را مدیریت کنند؛ این افراد هیچ‌گاه نمره‌ی 99 از 100 را قبول نمی‌کنند و دوست دارند همیشه 100/100 باشند. به همین دلیل کاری که دیگران ممکن است در 1 ساعت انجام دهند را در 2 ساعت انجام می‌دهند و به احتمال خیلی زیاد حتی با وجود اینکه دو برابر سایر افراد زمان گذاشته‌اند، باز هم آن طور که باید از نتیجه راضی نخواهند بود.

در برخی موارد کمال گرایی نه تنها بد نیست، بلکه بسیار هم خوب است؛ اما گاهی فقط موجب هزینه کردن زمان با ارزش انسان می‌شود. مثلا یک فرد کمال گرا می‌خواهد یک نامه‌ی نه چندان مهم بنویسد که نوشتن آن در حالت عادی 10 دقیقه زمان می‌برد؛ اما فرد کمال گرا برای نوشتن این نامه نیم ساعت زمان هدر می‌دهد. چرا که بارها آن را می‌خواند و ویرایش می‌کند تا همان چیزی که می‌خواهد بشود. در آخر هم این نامه را با استرس و نارضایتی ارسال می‌کند و فکر می‌کند خیلی خوب ننوشته است. در چنین مواقعی باید بیخیال کمال گرایی شد و به کارها سرعت بخشید.

تعدادی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان

تا به این جای مطلب چند تا از مهم‌ترین راه های مدیریت زمان را بیان کردیم و در ادامه تعدادی دیگر از این تکنیک های مدیریت زمان را برسی خواهیم کرد.

• ورزش کنید: طی تحقیقات زیادی که انجام شده ثابت شده است که، ورزش کردن باعث افزایش کیفیت زندگی و در نتیجه بیشتر شدن سرعت و بازدهی انسان در کارها می‌شود. ورزش کردن یک تکنیک مدیریت زمان بسیار مهم است؛ سعی کنید روزانه حداقل 15 دقیقه ورزش در برنامه‌ی خود قرار دهید.
• اهمال کاری را فراموش کنید: برای بسیاری از افراد پیش می‌آید که برخی کارهای خود را به روزهای آینده می‌اندازند. این اهمال کاری هم باعث می‌شود کارها روی هم تلنبار شوند و هم باعث می‌شود انسان تنبل شود.
• خواب کافی بسیار مهم است: اگر فکر می‌کنید با کم کردن زمان خواب خود می‌توانید زمان را مدیریت کنید سخت در اشتباهید. بدن انسان‌ها با یکدیگر متفاوت است و هرفرد چیزی بین 5 تا 8 ساعت خواب نیاز دارد. خوابیدن کم‌تر از زمانی که برای بدن شما لازم است، باعث کاهش بازدهی شما در طول روز می‌شود.
• مشکلات کم اهمیت را سریع حل کنید: شما باید بتوانید مشکلاتی که از اهمیت کمی برخوردار هستند و می‌دانید در دراز مدت برای شما سود و زیانی ندارند را سریع حل کنید و برای آن‎ها تصمیم گیری کنید. مشغول کردن ذهن و صرف زمان برای مسائل کوچک، تنها شما را از مدیریت زمان باز می‌دارد.

جع بندی نهایی

مدیریت زمان به شما در رسیدن به موفقیت کمک بسیار زیادی خواهد کرد. تمامی افراد موفق در ابتدای مسیر خود به خوبی یاد گرفتند که از ثانیه به ثانیه‌ی زندگی خود نهایت استفاده را ببرند. اگر شما هم می‌خواهید در زندگی خود موفق شوید، باید تکنیک های مدیریت زمان را به خوبی یاد بگیرید و به آن‌ها عمل کنید.